POLITIKA ZASEBNOSTI

Zadnja posodobitev: 25. avgust 2026

1. Upravljavec osebnih podatkov

Upravljavec osebnih podatkov je:

POUČEVANJE TUJIH JEZIKOV, MAJA RATEJ S. P.
Škale 67 B
3320 Velenje

Matična številka: 9588051000
Davčna številka: 99123878

Telefon: +386 41 796 827
E-pošta: ratej.maja@gmail.com

Upravljavec nima imenovane pooblaščene osebe za varstvo podatkov, saj je glede na trenutni obseg in naravo obdelave osebnih podatkov ni dolžan imenovati.

2. Namen politike zasebnosti

Ta politika pojasnjuje, katere osebne podatke zbiramo, za katere namene jih uporabljamo, na katerih pravnih podlagah jih obdelujemo, komu jih lahko posredujemo, kako dolgo jih hranimo ter katere pravice imajo posamezniki.

Politika se nanaša predvsem na:

• starše oziroma zakonite zastopnike otrok;
• otroke, vključene v tečaje angleščine;
• plačnike storitev;
• osebe, ki pošljejo povpraševanje ali drugo sporočilo;
• prejemnike obvestil o novih tečajih in programih;
• obiskovalce spletne strani.

3. Katere osebne podatke zbiramo

Glede na način sodelovanja lahko obdelujemo naslednje podatke:

Podatki o otroku

• ime in priimek;
• starost oziroma datum rojstva;
• vrtec in enota vrtca;
• podatek o vzgojiteljici oziroma vzgojitelju, kadar je potreben za organizacijo skupine;
• podatki, potrebni za razporeditev v skupino in izvedbo tečaja;
• podatki o obiskovanju tečaja;
• morebitne zdravstvene posebnosti, alergije, posebne potrebe ali drugi podatki, pomembni za varno in otroku prilagojeno izvajanje tečaja, če jih starši prostovoljno posredujejo.

Podatki o staršu oziroma zakonitem zastopniku

• ime in priimek;
• telefonska številka;
• e-poštni naslov;
• podatki, navedeni v prijavnici;
• podatki iz medsebojne komunikacije;
• podatki, potrebni za sklenitev in izvajanje dogovora o obiskovanju tečaja;
• podatek o podani ali preklicani privolitvi za prejemanje obvestil o novih tečajih in programih.

Podatki o plačniku

• ime in priimek oziroma naziv;
• naslov;
• davčna številka, kadar je potrebna;
• drugi podatki, potrebni za izdajo računa in izpolnjevanje računovodskih obveznosti.

Podatki obiskovalcev spletne strani

Pri običajnem obisku spletne strani ne poskušamo ugotavljati identitete obiskovalcev.

Ponudnik spletnega gostovanja lahko zaradi zagotavljanja varnosti in tehničnega delovanja samodejno obdeluje tehnične podatke, kot so naslov IP, datum in čas dostopa, zahtevana spletna stran, vrsta brskalnika ter podatki o napakah.

4. Kako pridobivamo osebne podatke

• prek prijavnice Google Forms;
• po e-pošti;
• po telefonu;
• osebno;
• med prijavo in izvajanjem tečaja;
• od starša oziroma zakonitega zastopnika;
• izjemoma od vrtca, kadar je to potrebno za organizacijo tečaja in je posredovanje podatkov ustrezno urejeno.

Posameznik naj posreduje samo podatke, ki so potrebni za namen njegovega sporočila ali prijave.

5. Nameni in pravne podlage obdelave

Osebne podatke obdelujemo za naslednje namene:

Prijava in izvajanje tečaja

Podatke uporabljamo za:

• sprejem in obravnavo prijave;
• oblikovanje skupin;
• komunikacijo s starši;
• pripravo urnika in določitev lokacije;
• izvedbo tečaja;
• obveščanje o spremembah, odpovedih ali drugih pomembnih okoliščinah;
• vodenje evidence udeležbe.

Pravna podlaga je izvajanje pogodbe oziroma izvedba ukrepov pred sklenitvijo pogodbe na zahtevo posameznika – člen 6(1)(b) Splošne uredbe o varstvu podatkov.

Izdajanje računov in računovodstvo

Podatke uporabljamo za izdajanje računov, vodenje poslovnih evidenc ter izpolnjevanje davčnih in računovodskih obveznosti.

Pravna podlaga je izpolnjevanje zakonskih obveznosti – člen 6(1)(c) Splošne uredbe o varstvu podatkov.

Odgovarjanje na vprašanja

Kontaktne podatke in vsebino sporočila uporabljamo za odgovor na vprašanje, pripravo ponudbe ali posredovanje informacij o tečaju.

Pravna podlaga je izvajanje ukrepov pred sklenitvijo pogodbe oziroma zakoniti interes upravljavca za komuniciranje z zainteresiranimi osebami – člena 6(1)(b) in 6(1)(f) Splošne uredbe o varstvu podatkov.

Varnost in prilagoditev tečaja otroku

Morebitne zdravstvene podatke, podatke o alergijah, posebnih potrebah ali drugih okoliščinah otroka obdelujemo samo, če jih starš oziroma zakoniti zastopnik prostovoljno posreduje in poda izrecno privolitev.

Pravna podlaga je izrecna privolitev – člen 9(2)(a) Splošne uredbe o varstvu podatkov.

Privolitev je mogoče kadarkoli preklicati. Preklic ne vpliva na zakonitost obdelave, izvedene pred preklicem.

Obveščanje o novih tečajih in programih

Če posameznik poda ločeno in prostovoljno privolitev, lahko njegov e-poštni naslov uporabljamo za pošiljanje obvestil o novih tečajih angleščine, počitniških programih, terminih in možnostih prijave.

Pravna podlaga je privolitev posameznika – člen 6(1)(a) Splošne uredbe o varstvu podatkov in 226. člen Zakona o elektronskih komunikacijah (ZEKom-2).

Zaščita pravnih interesov

Posamezne podatke lahko hranimo tudi, kadar je to potrebno za uveljavljanje, izvajanje ali obrambo pravnih zahtevkov.

Pravna podlaga je zakoniti interes upravljavca – člen 6(1)(f) Splošne uredbe o varstvu podatkov.

6. Obvezni in prostovoljni podatki

Podatki, brez katerih ni mogoče obravnavati prijave, organizirati tečaja, komunicirati s starši ali izdati računa, so potrebni za sklenitev in izvajanje dogovora o obiskovanju tečaja.

Če posameznik teh podatkov ne posreduje, prijave oziroma storitve morda ne bo mogoče izvesti.

Podatki o vzgojiteljici oziroma vzgojitelju, udeležbi na informativni uri ter morebitnih posebnostih otroka so prostovoljni.

Podatki drugega plačnika se navedejo samo, kadar naj se račun izda drugi osebi. V takem primeru so podatki drugega plačnika potrebni za pravilno izdajo računa.

Privolitev za prejemanje obvestil o novih tečajih in programih je prostovoljna. Odklonitev ali preklic privolitve ne vpliva na prijavo otroka, izvajanje tečaja ali druge storitve.

7. Sodelovanje z vrtci

Tečaji se lahko izvajajo v enotah Vrtca Velenje in Vrtca Šoštanj.

Z vrtcem se lahko izmenjajo samo podatki, ki so potrebni za:

• organizacijo in izvedbo tečaja;
• določitev prostora in termina;
• oblikovanje skupine;
• zagotavljanje varnosti otrok;
• obveščanje pristojnih oseb v vrtcu.

Vrtcu ne posredujemo podatkov, ki za navedene namene niso potrebni.

8. Prejemniki in obdelovalci osebnih podatkov

Osebne podatke lahko v obsegu, ki je potreben za opravljanje njihovih nalog, obdelujejo oziroma prejmejo:

• računovodski servis AMIGA;
• Vrtec Velenje in Vrtec Šoštanj;
• ponudnik spletnega gostovanja;
• izvajalci tehničnega vzdrževanja spletne strani;
• ponudnik elektronske pošte;
• Google pri uporabi storitev Google Forms in Gmail;
• državni organi, sodišča ali druge pristojne ustanove, kadar to zahteva zakon.

Osebnih podatkov ne prodajamo in jih ne posredujemo tretjim osebam za njihove oglaševalske namene.

9. Prijavnica Google Forms

Prijava na tečaj poteka prek zunanje storitve Google Forms. Obrazec se odpre na Googlovi spletni strani in ni neposredno vgrajen v spletno stran English with Maja.

Ko posameznik odpre ali izpolni Google obrazec, lahko Google obdeluje tehnične podatke o obisku in uporablja svoje piškotke. Če je posameznik prijavljen v Google račun, lahko Google obisk poveže z njegovim računom.

Podatki, vpisani v prijavnico, se posredujejo upravljavcu in se uporabljajo za obravnavo prijave ter organizacijo tečaja.

Google lahko podatke obdeluje tudi zunaj Evropskega gospodarskega prostora. Informacije o obdelavi podatkov in uporabljenih zaščitnih ukrepih so dostopne v Googlovi politiki zasebnosti:

https://policies.google.com/privacy

10. Elektronska pošta

Če posameznik pošlje sporočilo po e-pošti, obdelujemo njegov e-poštni naslov, druge kontaktne podatke, ki jih prostovoljno navede, ter vsebino sporočila, da mu lahko odgovorimo, pripravimo ponudbo ali posredujemo informacije o tečaju.

Posameznik naj v sporočilu ne navaja zdravstvenih ali drugih občutljivih osebnih podatkov, razen kadar je to nujno potrebno in se je z upravljavcem predhodno dogovoril o ustreznem načinu posredovanja.

11. Statistika obiska – Koko Analytics

Za spremljanje osnovne obiskanosti spletne strani uporabljamo vtičnik Koko Analytics, ki je nameščen na strežniku spletne strani.

Vtičnik je nastavljen na način »None«. Pri tej nastavitvi:

• ne uporablja analitičnih piškotkov;
• ne uporablja digitalnega prstnega odtisa;
• ne uporablja trajnih identifikatorjev obiskovalcev;
• ne ustvarja profilov obiskovalcev;
• podatkov ne pošilja ponudniku Koko Analytics ali drugim analitičnim ponudnikom;
• ne omogoča prepoznavanja istega obiskovalca ob ponovnem obisku.

Beležijo se samo zbirni podatki, na primer število ogledov posameznih strani, splošni trendi obiskanosti in napotitvene strani.

Podatki so shranjeni v podatkovni zbirki spletne strani in se uporabljajo za razumevanje obiskanosti ter izboljševanje vsebine in delovanja spletne strani.

Ker nastavitev »None« ne omogoča prepoznavanja obiskovalcev, je število obiskovalcev v statistiki lahko enako številu ogledov strani.

12. Piškotki

Spletna stran ne uporablja analitičnih ali oglaševalskih piškotkov.

WordPress lahko uporablja nujno potrebne tehnične piškotke, kadar so potrebni za:

• varno delovanje spletne strani;
• prijavo upravljavca v skrbniški del WordPressa;
• preprečevanje tehničnih napak in zlorab;
• shranitev izbire obiskovalca glede obvestila o piškotkih, če je takšno obvestilo vključeno.

Za nujno potrebne tehnične piškotke predhodna privolitev ni potrebna.

Koko Analytics je nastavljen na način »None« in zato ne uporablja piškotkov.

Zunanje spletne strani, na primer Google Forms, lahko uporabljajo svoje piškotke, vendar šele ko obiskovalec klikne povezavo in zapusti spletno stran English with Maja.

Če bi bili v prihodnje uvedeni analitični, oglaševalski ali drugi nenujni piškotki, bodo obiskovalci o tem predhodno obveščeni in bo, kadar je to potrebno, pridobljena njihova privolitev.

13. Videoposnetki

Videoposnetek na spletni strani je shranjen neposredno na strežniku spletne strani in se ne predvaja prek storitev YouTube, Vimeo ali drugega zunanjega ponudnika.

Predvajanje videoposnetka zato ne povzroči povezovanja z zunanjimi videoplatformami in ne nalaga njihovih piškotkov.

14. Obdobja hrambe podatkov

Osebne podatke hranimo samo toliko časa, kolikor je potrebno za namen, za katerega so bili zbrani, oziroma toliko časa, kot to zahteva zakon.

Praviloma veljajo naslednji roki:

• podatki iz splošnih povpraševanj in sporočil: do enega leta po zaključku komunikacije;
• podatki iz prijave, ki ni privedla do vključitve v tečaj: do enega leta po zaključku prijavnega obdobja;
• podatki o prijavi in izvajanju tečaja: pet let po zaključku tečaja oziroma sodelovanja;
• računi in računovodska dokumentacija: v zakonsko določenem roku, praviloma deset let;
• podatki, potrebni za pravne zahtevke: do poteka ustreznih zastaralnih rokov;
• zdravstveni podatki in drugi posebni podatki otroka: samo v času izvajanja tečaja oziroma do preklica privolitve, nato pa se praviloma izbrišejo najpozneje v 30 dneh, če nadaljnja hramba ni potrebna zaradi zakonske obveznosti ali pravnega zahtevka;
• podatki o veljavni privolitvi za prejemanje obvestil: do preklica privolitve oziroma največ dve leti po zadnjem sodelovanju ali odzivu posameznika;
• tehnični dnevniki spletnega strežnika: toliko časa, kolikor je potrebno za zagotavljanje varnosti, odkrivanje napak in obravnavo morebitnih incidentov, nato pa se izbrišejo ali samodejno prepišejo skladno z nastavitvami ponudnika gostovanja.

Po preklicu privolitve za prejemanje obvestil lahko hranimo minimalen podatek o odjavi, ki je potreben za zagotovitev, da posamezniku tržnih sporočil ne pošljemo ponovno.

Zbirni statistični podatki Koko Analytics ne omogočajo identifikacije posameznih obiskovalcev. Hranijo se, dokler so potrebni za spremljanje splošnih trendov obiskanosti spletne strani.

15. Varovanje podatkov

Za varovanje osebnih podatkov uporabljamo primerne tehnične in organizacijske ukrepe, zlasti:

• omejevanje dostopa do podatkov;
• uporabo gesel in zaščitenih uporabniških računov;
• uporabo varne povezave HTTPS;
• izdelovanje varnostnih kopij;
• posodabljanje spletne strani in potrebnih vtičnikov;
• omejevanje podatkov na najmanjši potreben obseg;
• skrbno ravnanje z dokumentacijo in elektronskimi sporočili.

Kljub sprejetim ukrepom popolne varnosti prenosa in hrambe podatkov prek interneta ni mogoče zagotoviti.

16. Pravice posameznikov

Posameznik ima v zvezi s svojimi osebnimi podatki, kadar so izpolnjeni zakonski pogoji, pravico do:

• dostopa do osebnih podatkov;
• popravka netočnih ali nepopolnih podatkov;
• izbrisa podatkov;
• omejitve obdelave;
• ugovora obdelavi;
• prenosljivosti podatkov;
• preklica privolitve;
• vložitve pritožbe pri nadzornem organu.

Zahtevo lahko posameznik pošlje na:

ratej.maja@gmail.com

Zaradi preprečevanja nepooblaščenega razkritja lahko pred izvedbo zahteve zahtevamo dodatne podatke za preverjanje identitete vlagatelja.

Na zahtevo bomo odgovorili brez nepotrebnega odlašanja in praviloma najpozneje v enem mesecu.

Posamezne pravice niso absolutne in se lahko omejijo, kadar nadaljnjo obdelavo ali hrambo podatkov zahteva zakon ali drug zakonit razlog.

17. Podatki otrok

Podatke otrok praviloma posredujejo njihovi starši oziroma zakoniti zastopniki.

Obdelujemo samo podatke, ki so potrebni za organizacijo, varnost in izvedbo tečaja. Posebno pozornost namenjamo najmanjšemu potrebnemu obsegu podatkov ter varovanju zasebnosti otrok.

Starši oziroma zakoniti zastopniki naj ne posredujejo podatkov, ki za izvedbo tečaja niso potrebni.

18. Obvestila o novih tečajih in neposredno trženje

Če posameznik poda ločeno in prostovoljno privolitev, lahko njegov e-poštni naslov uporabljamo za pošiljanje obvestil o novih tečajih angleščine, počitniških programih, terminih in možnostih prijave.

Privolitev ni pogoj za prijavo otroka ali izvajanje tečaja.

Ob pridobitvi privolitve lahko zabeležimo:

• e-poštni naslov;
• datum privolitve;
• način pridobitve privolitve;
• besedilo oziroma različico privolitve, s katero se je posameznik strinjal.

Posameznik lahko privolitev kadarkoli prekliče z odgovorom »ODJAVA« na prejeto sporočilo ali po e-pošti na ratej.maja@gmail.com.

Vsako tržno sporočilo vsebuje jasno navedbo pošiljatelja in enostavno možnost odjave.

Po preklicu e-poštnega naslova ne uporabljamo več za pošiljanje tržnih obvestil. Preklic ne vpliva na zakonitost obdelave, izvedene pred preklicem.

19. Avtomatizirano odločanje in profiliranje

Ne izvajamo avtomatiziranega sprejemanja odločitev ali profiliranja, ki bi imelo pravne ali podobno pomembne učinke za posameznika.

Podatkov o obisku spletne strani ne uporabljamo za ciljno ali vedenjsko oglaševanje.

20. Pritožba pri nadzornem organu

Če posameznik meni, da so bili njegovi osebni podatki obdelani nezakonito, se lahko najprej obrne na upravljavca ali vloži pritožbo pri:

Informacijski pooblaščenec Republike Slovenije
Dunajska cesta 22
1000 Ljubljana

E-pošta: gp.ip@ip-rs.si
Spletna stran: https://www.ip-rs.si

21. Spremembe politike zasebnosti

Politiko zasebnosti lahko občasno posodobimo zaradi sprememb storitev, načina obdelave podatkov, uporabljenih spletnih orodij ali zakonodaje.

Veljavna različica je vedno objavljena na spletni strani. Datum zadnje spremembe je naveden na začetku dokumenta.